Politique de confidentialité

Nous protégeons vos données personnelles

Politique mise à jour le 12 juin 2023

La MFCF est très attachée à la qualité de ses relations avec ses adhérents et futurs adhérents, c’est pourquoi :

  • Pour faciliter la compréhension des dispositions prises en matière de protection des données personnelles, la mutuelle apporte un grand soin à la clarté de cette Politique. Elle est rédigée dans un langage juridique clair afin de vous faciliter la compréhension des engagements qu’elle prend en matière de protection des données personnelles (RGPD).
  • N’hésitez pas à nous interroger si des précisions vous semblent nécessaires.

Pour faciliter votre compréhension du document, vous trouverez ci-après les définitions des termes relatifs à la protection des données que nous utilisons dans cette Politique. 

  • Donnée personnelle : Toute information ou donnée permettant directement ou indirectement d’identifier une personne physique (notamment les nom, prénom, numéro de téléphone, adresse mail, numéro d’adhérent, adresse IP, photo…).
  • Responsable de traitement : Le responsable de traitement est toute personne physique ou morale qui détermine, seule ou conjointement, les finalités et moyens d’un traitement.
  • Donnée sensible : Toute donnée révélant l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, ainsi que les données génétiques, les données biométriques aux fins d’identifier une personne physique de manière unique, les données concernant la santé ou des données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique ainsi que les données relatives aux condamnations pénales et aux infractions.
  • Traitement de données / ou traitement de données personnelles ou à caractère personnel : Toute opération ou ensemble d’opérations portant sur des données personnelles. 

Cela concerne notamment la collecte, l’enregistrement, la conservation, la communication, la consultation 

  • Finalités :  La finalité d’un traitement c’est l’objectif principal pour lequel des données personnelles sont utilisées 
  • Cookie : C’est un fichier informatique, un traceur déposé et lu notamment lors de la consultation d’un site Internet, la lecture d’un courrier électronique, l’installation ou l’utilisation d’un logiciel. L’utilisation des cookies est soumise à votre consentement dès lors que les cookies ne sont pas strictement nécessaires au fonctionnement du site internet concerné.

Vous trouverez une information relative à l’usage, par la MFCF, des cookies lorsque vous vous connectez au site de la mutuelle (www.mutuelle-cheminots.fr) et trouverez les informations relatives à vos droits en cliquant « Usage des cookies »

L’objectif de cette Politique est de vous informer :

  • Des raisons pour lesquelles la MFCF est amenée à utiliser, conserver, vos données personnelles ;
  • De vos droits

Le responsable de traitement est 

Mutuelle Familiale des Cheminots de France – MFCF

Mutuelle régie par les dispositions du code de la Mutualité

Enregistrée au répertoire sirene sous le numéro SIREN : 784 394 413

Dont le siège social est situé au 4 rue Georges Picquart – 75017 Paris-

 

La MFCF est une mutuelle dont les engagements sont substitués par KLESIA Mut’ ; c’est-à-dire que la MFCF est une mutuelle « autonome » dont les engagements d’assurance sont supportés par KLESIA Mut’.

Conformément aux principes posés par le RGPD, la MFCF ne collecte que des données personnelles qui sont strictement nécessaires pour atteindre les finalités présentées ci-après : 

En fonction de votre situation d’adhérent ou non, de votre demande, du contrat souscrit, la MFCF est amenée à traiter les catégories de données personnelles ci-dessous listées : 

  • Celles qui permettent de vous identifier : nom, prénom, date de naissance, numéro d’adhérent, adresse postale, numéro de téléphone, adresse de courrier électronique
  • Celles relatives à votre situation familiale : situation matrimoniale (marié, PACSé, concubin) 
  • Les informations relatives à votre situation professionnelle : votre situation d’actif ou de retraité, votre caisse de rattachement à la sécurité sociale
  • Les informations nécessaires pour gérer votre contrat d’assurance : numéro de contrat, moyens de paiement (prélèvement, virement…), 
  • Celles nécessaires pour gérer notre relation commerciale : demandes de renseignements sur les produits, les contrats et services, les échanges avec les prospects et les adhérents…
  • Les informations nécessaires pour procéder à l’exécution de nos garanties (procéder au remboursement des dépenses de santé dans les conditions prévues au règlement mutualiste) : demandes de remboursements, factures acquittées….
  • Celles qui sont relatives à votre santé : ordonnances, certificats médicaux, montants remboursés par la sécurité sociale et autres organismes de protection sociale…..
  • Les informations relatives aux données bancaires : le RIB, mandat SEPA…
  • Les informations qui sont relatives à vos ordinateurs, smartphones, tablettes et autres moyens et à votre navigation : adresse IP, logs de connexion à votre espace adhérent…

Cette rubrique vous permet de comprendre à « quoi servent » les informations que vous communiquez à la MFCF (finalités).

Les informations demandées par la mutuelle MFCF sont nécessaires pour :

  • Répondre à vos demandes de devis
  • Répondre à vos questions, demandes d’informations et réclamations
  • La passation, la gestion et l’exécution des contrats d’assurance et de tout autre contrat que vous pourriez souscrire auprès de la mutuelle lorsque vous souscrivez un contrat via le site Internet, lors d’entretiens avec nos téléconseillers ; c’est le cas lorsque vous souscrivez un contrat d’assurance santé

Dans ce contexte, les informations communiquées sont utilisées pour étudier vos besoins et vous proposer un contrat adapté à votre situation ; apprécier le risque à assurer et son suivi au cours du contrat ; les actions nécessaires pour mettre en œuvre les garanties et prestations de votre contrat d’assurance (ex : procéder à l’analyse et au remboursement de vos demandes de remboursement de frais de santé) ; mettre à jour votre dossier, vous permettre d’accéder à votre espace adhérent ; produire des statistiques et études actuarielles ; mettre en place des actions de prévention, vous permettre de bénéficier des aides de la commission d’action sociale de la mutuelle, permettre de gérer vos demandes d’informations, gérer les litiges et contentieux.

  • Produire des statistiques et études actuarielles ; 
  • Mettre en place des actions de prévention ;
  • Lutter contre la fraude et surveiller nos contrats. La Mutuelle ne met en œuvre aucun traitement entièrement automatisé dont la conséquence serait la résiliation de vos contrats, la suppression de vos garanties ou encore la majoration des cotisations. La mutuelle procède elle-même ou fait procéder par un tiers en charge de la gestion administrative de vos contrats à des vérifications, contrôles réguliers. 

En cas de suspicion de fraude, il est procédé à une étude au cas par cas de la situation par la mutuelle ou des personnes autorisées par elle. 

  • Toutes opérations relatives à la gestion commerciale et à la prospection commerciale auprès d’adhérents et futurs adhérents.

Vos données peuvent être utilisées dans le cadre d’opérations de fidélisation (ex : jeux concours, loteries…), mise en place de statistiques, connaître les adhérents et futurs adhérents potentiels, l’envoi d’offres commerciales de la mutuelle ou partenaires susceptibles de vous intéresser après recueil de votre consentement si celui-ci est nécessaire. 

  • L’amélioration des échanges entre la mutuelle et vous, et améliorer la qualité des services qui vous sont rendus par la MFCF par l’enregistrement des contacts avec vous, ce qui inclut les conversations téléphoniques, les mails, et plus largement tout autre type d’échange et communication, les enquêtes de satisfaction et / ou sondages ;
  • L’amélioration de notre site (www.mutuelle-cheminots.fr) et de sa performance via l’utilisation de cookies 
  • Les données demandées permettent à la mutuelle MFCF d’organiser son fonctionnement démocratique, notamment la gestion des assemblés générales, ce qui comprend les convocations, vote des résolutions, dépouillement, l’organisation des élections (délégués, administrateurs, président…) ;
  • Ces informations sont également utilisées, conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables, dans le cadre de la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme, et gels des avoirs, le respect par la mutuelle des dispositions légales, réglementaires, administratives en vigueur.
  • La gestion de votre espace adhérent via le site Internet de la mutuelle ce qui comprend la création de votre « espace adhérent », la gestion des connexions, la mise en œuvre de mesures appropriées pour assurer la sécurité de votre compte adhérent.
  • Les informations communiquées peuvent également être utilisées dans le cadre de la gestion des demandes de droit d’accès, de rectification, d’opposition, et plus largement de l’ensemble des droits reconnus aux personnes physiques dont les données personnelles sont collectées.

Remarque : Il est possible que la mutuelle soit amenée à vous demander et/ou utiliser des données personnelles pour d’autres finalités (d’autres raisons) que celles exposées ci-dessus. Dans ce cas, la MFCF vous en informera dans un document spécifique lors de la collecte (lorsque ces informations vous seront demandées)

La MFCF est soucieuse du respect de votre vie privée. Lorsqu’elle communique vos données personnelles c’est dans l’unique but de permettre la réalisation des traitements mis en œuvre pour les finalités qui vous sont présentées dans cette Politique ou lors des collectes d’informations pour les traitements qui pourraient éventuellement ne pas être concernés par cette Politique. 

Ainsi, certaines de vos données peuvent être communiquées :

  • Dans le cadre des contrats d’assurance complémentaire aux contrats santé : 

    • Données d’identification, garanties et informations d’ordre économique et financier : Aux personnels de la MFCF au sens large (élus de la mutuelle en charge de missions spécifiques…) e taux prestataires en charge de missions administratives. Ces personnes sont habilitées dans le cadre de l’exercice de leurs missions habituelles ; les délégataires de gestion et sous-traitants (KLESIA Mut’, Itelis, I-gestion, IMA…)
    • Données relatives à la vie professionnelle et à la vie personnelle : Aux personnels de la MFCF au sens large  (élus de la mutuelle en charge de missions spécifiques….) et aux prestataires en charges de missions administratives. Ces personnes sont habilitées dans le cadre de l’exercice de leurs missions habituelles ; les délégataires de gestion et sous-traitants (KLESIA Mut’, Itelis, I-gestion, IMA…)
 
  • Dans le cadre de la gestion du site Internet (consultation, déclaration de changement de situation, maintenance….) 

    • les données collectées sont susceptibles d’être communiquées à EFFICIENCE, KLESIA Mut’, iGestion
    • A la MFCF (élus de la mutuelle en charge de missions spécifiques.) et aux prestataires en charges de missions administratives. Ces personnes sont habilitées dans le cadre de l’exercice de leurs missions habituelles.
 
  • Dans le cadre de la mise en place d’actions commerciales, envois de courriers, revues…. 

    • Données d’identification : I-gestion, Comelo, EFFICIENCE, Klésia Mut’, MFCF (élus de la mutuelle en charge de missions spécifiques….) et aux prestataires en charges de missions administratives. Ces personnes sont habilitées dans le cadre de l’exercice de leurs missions habituelles ; les délégataires de gestion et sous-traitants (KLESIA Mut’, Itelis, I-gestion, IMA…)
 
  • Dans le cadre des opérations de maintenance des systèmes d’informations : Igestion et Klésia Mut’, EFFICIENCE

Par ailleurs, la MFCF est susceptible, notamment dans le cadre de l’adhésion et de la gestion des contrats (y compris les devis) de communiquer vos données personnelles aux organismes sociaux et d’assurances complémentaires, organismes professionnels intervenant dans le cadre de dossiers présentant un risque de fraude (l’Agence de Lutte contre la Fraude à l’Assurance (ALFA) ; AGIRA,  à des conseils externes (avocats, conseils, médecins conseils, experts….) ; personnes  en charge de la gestion administrative de la mutuelle, aux tiers autorisés, notamment les différentes autorités de contrôle (ACPR / CNIL/TRACFIN…..), experts comptables et commissaires aux comptes, auditeurs, autorités judiciaires et administratives/ services enquêteurs (police, douanes….).

La mutuelle ne communique pas vos données personnelles à des tiers pour qu’ils vous sollicitent commercialement pour leur propre compte.

Vos données sont hébergées dans l’Union Européenne. Dans certains cas vos données sont susceptibles d’être communiquées à des destinataires situés hors de l’Union Européenne (c’est par exemple le cas pour des prestations d’assistance….). Dans pareille hypothèse, vous bénéficiez alors d’une information spécifique et des garanties adaptées sont mises en place pour protéger le transfert de vos données.

Un traitement de données personnelles pour être « légal » doit répondre à l’une des six conditions posées par le RGPD (consentement, traitement nécessaire à l’exécution d’un contrat, traitement nécessaire au respect d’une obligation légale, traitement nécessaire à la sauvegarde d’intérêts vitaux de la personne concernée, le traitement nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public, le traitement nécessaire aux fins des intérêts légitimes pour suivis par la MFCF).

Ainsi, les traitements mis en place par la MFCF répondent aux bases légales suivantes : 

  • Dans le cadre de la passation, gestion et exécution des contrats : 

La base légale est l’exécution du contrat ou de mesures précontractuelles. Votre consentement peut toutefois vous être demandé par exemple lorsque la loi le requiert. En phase précontractuelle, votre consentement peut vous être demandé lors de la collecte des données de santé.

  • Lutte contre la fraude et assurer la surveillance des contrats d’assurance :  

Ces traitements ont pour base légale l’intérêt légitime de la mutuelle

  • Gestion de l’espace adhérents

Les traitements ont pour base légale l’intérêt légitime de la MFCF à vous offrir un espace adhérent, afin de faciliter la gestion et le suivi des contrats des adhérents.

  • Prospection commerciale et gestion commerciale auprès des adhérents et prospects de la mutuelle 

Il est de l’intérêt de la mutuelle de promouvoir ses produits et services, ce qui en fait la base légale de ces traitements.

Toutefois, lorsque les dispositions légales ou réglementaires l’exigent votre consentement vous sera demandé et sera la base légale de ces traitements. 

  • Amélioration des services de la mutuelle (Qualité de service) 

Il est de l’intérêt légitime de la mutuelle de conduire ces traitements afin de développer et améliorer ses produits et services proposés aux adhérents.

  • Amélioration du site Internet de la mutuelle, sa sécurité, sa performance via notamment des cookies

Il en va de l’intérêt de la MFCF de développer, sécuriser son site Internet. Lorsque le consentement est rendu obligatoire, comme c’est le cas pour l’installation de certains cookies ou traceurs, il vous sera demandé et ce consentement sera la base légale des traitements concernés.

  • Gestion de la vie démocratique de la MFCF (gestion des assemblées générales, organisation des élections…)

Ces traitements rendus obligatoires, notamment par le code de la mutualité, ont pour fondement juridique le respect d’une obligation légale.

  • Lutte contre le blanchiment de capitaux, le financement du terrorisme et exécution de dispositions légales, réglementaires et administratives : 

Ces traitements, pris en application de dispositions légales ou réglementaires, sont mis en place afin de permettre à la mutuelle de respecter ses obligations légales. Aussi, ils ont pour fondement juridique le respect, par la mutuelle, des obligations légales qui lui sont imposées.

  • Gestion des réclamations et demandes d’informations

Ces traitements répondent à l’intérêt légitime de la mutuelle de satisfaire aux demandes des prospects et adhérents. Ces traitements peuvent également être mis en œuvre, pour les adhérents, dans le cadre de l’exécution du contrat qui lie l’adhérent à la mutuelle. Par ailleurs, dans le cadre des traitements des réclamations l’autorité de contrôle des mutuelles et assureurs, l’ACPR, exige la mise en place de certains traitements (assurer le suivi des réponses…). Ces derniers traitements sont mis en place pour permettre à la mutuelle de respecter ses obligations légales.

  • Préparation de statistiques et études actuarielles 

Il est dans l’intérêt légitime de la mutuelle de mettre en place des études actuarielles afin, notamment, de suivre la sinistralité de son portefeuille, permettre la tarification….

  • Mise en place d’actions de prévention 

Les actions de prévention sont mises en place dans l’intérêt légitime de la mutuelle.

  • La gestion des demandes d’exercice des droits reconnus aux individus par les dispositions légales / réglementaires protectrices des données personnelles

Ces traitements sont mis en place dans le cadre de dispositions légales, réglementaires que la mutuelle doit respecter. Aussi, ces traitements ont pour base juridique le respect d’une obligation légale.

Lorsque des traitements sont mis en place, dans le cadre d’autres finalités, les personnes concernées font l’objet d’une information particulière relative notamment aux finalités et bases légales utilisées.

Les données personnelles vous concernant sont conservées la durée nécessaire à la réalisation des finalités présentées dans cette Politique. Ensuite, elles sont archivées dans le respect des dispositions légales et réglementaires applicables ou pour permettre à la mutuelle d’établir la preuve d’un droit ou d’un contrat en justice. 

A titre d’exemple, vous trouverez ci-dessous des durées de conservation appliquées par la MFCF :

 

Données liées à la finalité

Durée de conservation (hors contexte particulier comme un contentieux par exemple) 

Prospection commerciale

3 ans à compter de la collecte des données ou du dernier contact émanant du prospect

Lorsque la donnée permet la constatation, la défense ou l’exercice de droit en justice 

5 ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant du prospect (cela en application du délai de prescription de droit commun).

Contrat d’assurance santé

10 ans à compter de la fin du contrat ou du décès

Lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme

5 ans à compter de la clôture des comptes ou la cessation de la relation ou à compter de l’exécution des opérations.

Lutte anti fraude

6 mois pour les alertes et jusqu’à 5 ans à compter de la clôture d’un dossier de fraude



Conformément à la réglementation applicable, vous disposez de droits sur vos données traitées.

Vous trouverez, ci- dessous, une présentation des droits reconnus aux personnes dont les données sont traitées. En fonction du contexte, ces droits peuvent être soumis à certaines conditions d’exercice, limitations et exceptions légales.

  • Droit d’accès : Vous avez le droit d’obtenir la confirmation que des données personnelles vous concernant sont traitées par la MFCF et d’en obtenir une copie ainsi que connaître les finalités du ou des traitements, les catégories de données personnelles concernées, les destinataires ou catégories de destinataires auxquels vos données sont ou seront communiquées et lorsque cela est possible les durées de conservation appliquées.
  • Droit de rectification : Vous avez le droit d’obtenir la rectification des données personnelles vous concernant qui sont inexactes, ainsi que de les faire modifier /rectifier ;
  • Droit à l’effacement : Il vous est possible, dans certains cas, d’obtenir l’effacement des données personnelles vous concernant. Ce droit s’applique notamment lorsque les données vous concernant ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ;
  • Droit d’opposition : Vous disposez du droit de vous opposer, pour des raisons tenant à votre situation particulière à un traitement de données personnelles vous concernant. Pour s’exercer, ce droit doit répondre aux conditions posées par le RGPD.
  • Droit à la limitation du traitement : Dans certaines circonstances et limites posées par le RGPD, vous pouvez solliciter le gel temporaire de l’utilisation de certaines données personnelles vous concernant.
  • Droit à la portabilité de vos données : Vous pouvez, dans certains cas, demander à recevoir les données personnelles vous concernant que vous nous avez communiquées, lorsque cela est possible, à ce que la mutuelle les transmette directement à un autre responsable de traitement ou vous les remette directement.
  • Droit de retirer votre consentement : Lorsque le traitement nécessite votre consentement, vous avez le droit à tout moment de le retirer. L’exercice de ce droit ne porte pas atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement affecté avant votre demande de retrait et ne peut emporter résiliation du contrat souscrit.
  • Droit de définir des directives relatives au sort de vos données personnelles post-mortem : Vous avez le droit de définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données personnelles après votre décès.

Ces droits peuvent s’exercer auprès du délégué à la protection des données personnelles de la mutuelle que vous pouvez contacter 

  • Par courrier postal 

Mutuelle Familiale des Cheminots de France – MFCF – 

Délégué à la protection des données – DPO – 

4 rue Georges Picquart 

75017 Paris 

  • Par courrier électronique à l’adresse : dpo@mfcf.net

 

Vous disposez également de la possibilité d’établir une réclamation auprès la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07 

 Pour plus d’informations, nous vous invitons à consulter le site de la CNIL (www.cnil.fr)

La MFCF respecte les dispositions de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée dite loi « informatique et libertés » ainsi que les dispositions du RGPD en matière de sécurité et de confidentialité des données de ses adhérents, de leurs ayants-droits (bénéficiaires), des prospects et personnes qui se connectent au site www.mutuelle-cheminots.fr.

Ainsi, la MFCF met en œuvre les mesures organisationnelles, physiques et techniques nécessaires pour préserver la sécurité des données et, notamment, empêcher qu’elles soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès. De même, la MFCF s’assure que ses sous-traitants s’engagent à respecter la sécurité et la confidentialité des données. 

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